Ajouter un locataire
Guide complet pour créer une fiche locataire dans Locare. Enregistrez les informations essentielles de vos locataires pour générer des baux et gérer vos locations en toute simplicité.
Introduction
Dans Locare, un locataire représente une personne physique ou morale qui loue l'un de vos biens. La fiche locataire centralise toutes les informations importantes : coordonnées, documents, historique de paiements et baux associés.
Pourquoi créer une fiche locataire ?
La fiche locataire est indispensable pour créer un bail, générer des quittances, suivre les paiements et conserver tous les documents importants (pièce d'identité, justificatifs de revenus, etc.) au même endroit.
Qu'est-ce qu'un locataire dans Locare ?
Locare prend en charge deux types de locataires avec des informations adaptées à chaque situation :
Particulier
Une personne physique qui loue votre bien à titre personnel ou familial.
Informations collectées :
- Civilité, nom, prénom
- Date et lieu de naissance
- Email, téléphone
- Adresse actuelle
- Documents (CNI, justificatifs)
Société
Une personne morale (entreprise, association) qui loue votre bien à usage professionnel.
Informations collectées :
- Raison sociale, forme juridique
- SIRET, SIREN, TVA
- Représentant légal
- Adresse du siège social
- Documents (Kbis, statuts)
Un locataire = une fiche
Créez une fiche unique par locataire, même s'il loue plusieurs de vos biens. Vous pourrez ensuite associer cette même fiche à différents baux et lots.
Avant de commencer
Pour créer une fiche locataire complète, préparez les informations et documents suivants :
Pour un particulier :
- État civil complet (nom, prénom, date de naissance)
- Coordonnées (email, téléphone, adresse actuelle)
- Pièce d'identité (CNI, passeport)
- Justificatifs de revenus (optionnel)
Pour une société :
- Raison sociale et forme juridique
- Numéros SIRET, SIREN, TVA intracommunautaire
- Nom du représentant légal
- Extrait Kbis (optionnel)
Accéder à la page Locataires
- Depuis votre tableau de bord, cliquez sur "Locataires" dans le menu de navigation latéral
- Vous accédez à la page de gestion des locataires avec vos statistiques et la liste de vos locataires existants
[GIF_PLACEHOLDER: Navigate to tenants from dashboard]
Animation montrant la navigation depuis le tableau de bord vers la page Locataires
Ce que vous verrez
La page Locataires affiche le nombre total de locataires, le nombre de locataires actifs (avec un bail en cours) et le total de baux créés. Une barre de recherche vous permet de retrouver rapidement un locataire.
Cliquer sur "Ajouter un locataire"
En haut à droite de la page, cliquez sur le bouton bleu "Ajouter un locataire"pour ouvrir le formulaire de création.
[GIF_PLACEHOLDER: Click add tenant button]
Animation montrant le clic sur le bouton "Ajouter un locataire"
Une fenêtre modale s'ouvre avec un formulaire en plusieurs sections. Le formulaire s'adapte automatiquement selon que vous créez un locataire particulier ou société.
Choisir le type de locataire
La première chose à faire est de sélectionner le type de locataire. Ce choix déterminera les champs affichés dans le formulaire.
[SCREENSHOT_PLACEHOLDER: Tenant type selection]
Capture d'écran montrant le sélecteur de type de locataire
Particulier
Sélectionnez cette option pour une personne physique qui loue à titre personnel.
Le formulaire affichera :
- Civilité (M. / Mme / Dr. / Me)
- Nom, prénom, nom de jeune fille
- Date et lieu de naissance
- Coordonnées personnelles
Société
Sélectionnez cette option pour une entreprise, association ou autre personne morale.
Le formulaire affichera :
- Raison sociale
- Forme juridique (SARL, SAS, etc.)
- SIRET, SIREN, TVA
- Représentant légal
Astuce
Vous pouvez changer le type de locataire à tout moment en utilisant le sélecteur en haut du formulaire. Les données déjà saisies seront conservées lorsque possible.
Remplir les informations obligatoires
Remplissez les champs obligatoires selon le type de locataire que vous avez sélectionné.
[SCREENSHOT_PLACEHOLDER: Form with required fields highlighted]
Capture d'écran du formulaire avec les champs obligatoires en évidence
Pour un locataire particulier
Nom et Prénom (obligatoires)
Le nom de famille et le prénom du locataire tels qu'ils apparaissent sur sa pièce d'identité.
Exemple : Nom : DUPONT | Prénom : Marie
Civilité (recommandé)
Le titre de civilité pour les documents officiels.
Options :
- M. (Monsieur)
- Mme (Madame)
- Dr. (Docteur)
- Me (Maître - pour les professions juridiques)
Email (recommandé)
L'adresse email pour envoyer automatiquement les quittances et communications.
Exemple : marie.dupont@email.com
Téléphone (recommandé)
Le numéro de téléphone principal pour contacter le locataire.
Exemple : 06 12 34 56 78
Adresse actuelle (recommandé)
L'adresse de résidence actuelle du locataire avant d'emménager dans votre bien (nécessaire pour le bail).
Champs disponibles :
- • Adresse ligne 1 : 45 Avenue des Champs
- • Adresse ligne 2 : Appartement 3
- • Code postal : 75008
- • Ville : Paris
- • Pays : France
Pour un locataire société
Raison sociale (obligatoire)
Le nom officiel de l'entreprise tel qu'enregistré au RCS.
Exemple : SOCIÉTÉ DUPONT ET FILS
Forme juridique (recommandé)
Le statut juridique de l'entreprise.
Exemples :
- SARL (Société à Responsabilité Limitée)
- SAS (Société par Actions Simplifiée)
- SA (Société Anonyme)
- EURL, SCI, Auto-entrepreneur, etc.
SIRET (recommandé)
Le numéro SIRET à 14 chiffres identifiant l'établissement.
Format : 123 456 789 01234 (14 chiffres)
Représentant légal (recommandé)
Le nom du gérant ou président habilité à signer le bail.
Exemple : Pierre DUPONT
Email et téléphone (recommandés)
Les coordonnées de contact de l'entreprise.
Exemple : contact@dupont-fils.fr | 01 23 45 67 89
Conseil
Seuls le nom et le prénom (ou la raison sociale pour une société) sont strictement obligatoires. Cependant, pour créer un bail complet et générer des documents conformes, nous recommandons de remplir également l'email, le téléphone et l'adresse actuelle du locataire.
Informations optionnelles
Le formulaire contient d'autres champs optionnels que vous pouvez compléter pour enrichir la fiche locataire. Ces informations peuvent être ajoutées maintenant ou ultérieurement.
Informations personnelles
- • Nom de jeune fille
- • Date de naissance
- • Lieu de naissance
- • Numéro de téléphone mobile secondaire
Pour les sociétés
- • SIREN (9 chiffres)
- • Numéro TVA intracommunautaire
- • Code NAF / APE
- • Capital social
Adresse du siège
- • Adresse complète du siège social
- • Code postal et ville
- • Pays (pour sociétés étrangères)
Documents
- • Pièce d'identité (CNI, passeport)
- • Justificatifs de revenus
- • Kbis (pour les sociétés)
- • Autres documents (garant, etc.)
Modification ultérieure
Vous pourrez toujours compléter ou modifier ces informations en cliquant sur la fiche du locataire dans la liste. Toutes les données peuvent être mises à jour à tout moment.
Valider et créer le locataire
Une fois les informations essentielles remplies, enregistrez la fiche locataire.
- Vérifiez que les champs obligatoires sont bien remplis (nom/prénom ou raison sociale)
- Cliquez sur le bouton "Enregistrer" ou "Créer le locataire"en bas du formulaire
- Le formulaire se ferme et vous revenez à la liste des locataires
- Votre nouveau locataire apparaît dans la liste avec ses informations principales
[GIF_PLACEHOLDER: Submit form and see success]
Animation montrant la validation du formulaire et l'apparition du locataire dans la liste
Félicitations !
Votre locataire est créé ! Vous pouvez maintenant créer un bail pour associer ce locataire à l'un de vos lots et commencer la gestion de la location.
Prochaines étapes
Maintenant que votre locataire est créé, voici comment continuer votre gestion locative :
Créer un bail
Associez votre locataire à un lot et générez automatiquement le contrat de location
Ajouter des documents
Téléchargez et organisez tous les documents du locataire (pièce d'identité, justificatifs)
Ajouter un bien
Si ce n'est pas déjà fait, créez les lots que vous souhaitez louer à ce locataire
Gérer un locataire
Apprenez à modifier les informations, consulter l'historique et gérer les communications
Conseils et bonnes pratiques
Collectez toutes les informations dès le départ
Profitez de la constitution du dossier de location pour remplir un maximum d'informations dans la fiche locataire. Cela vous évitera de les rechercher plus tard et facilitera la génération automatique des documents.
Vérifiez l'email du locataire
L'adresse email est essentielle pour l'envoi automatique des quittances de loyer. Assurez-vous qu'elle est correcte et fonctionnelle avant de créer le bail. Vous pouvez tester en envoyant un email de bienvenue.
Numérisez et stockez les documents importants
Dès que possible, téléchargez dans Locare tous les documents du locataire : pièce d'identité, justificatifs de revenus, garant, etc. Vous les aurez toujours à portée de main et pourrez les consulter depuis n'importe où.
Une fiche par locataire
Si un locataire loue plusieurs de vos biens (même à des périodes différentes), créez une seule fiche locataire et associez-la à plusieurs baux. Cela évite les doublons et permet de consulter facilement tout l'historique du locataire.
Mettez à jour les coordonnées
Si le locataire change d'email ou de numéro de téléphone pendant la location, pensez à mettre à jour sa fiche immédiatement. Cela garantit que toutes vos communications (quittances, avis d'échéance) lui parviendront correctement.
Ne supprimez pas les anciens locataires
Même après la fin d'un bail, conservez la fiche locataire dans Locare. L'historique des baux et paiements restera accessible, ce qui peut être utile pour les déclarations fiscales ou en cas de litige ultérieur.