Générer une quittance de loyer
Guide étape par étape pour créer, personnaliser et envoyer des quittances de loyer à vos locataires
Qu'est-ce qu'une quittance de loyer ?
La quittance de loyer est un document officiel qui atteste que le locataire a payé intégralement son loyer et ses charges pour une période donnée. C'est un reçu de paiement.
Obligation légale : Le propriétaire doit fournir gratuitement une quittance si le locataire en fait la demande (article 21 de la loi du 6 juillet 1989).
Utilité pour le locataire : La quittance sert de justificatif de domicile et peut être demandée par les administrations, banques, ou futurs bailleurs.
Prérequis
Pour générer une quittance de loyer, vous devez avoir :
Un bail actif
Le bail doit être créé et en cours de validité dans Locare.
→ Voir le guide : Créer un bailUn paiement reçu (recommandé)
Bien qu'une quittance confirme le paiement, vous pouvez la préparer à l'avance. Toutefois, ne l'envoyez qu'une fois le paiement effectivement reçu.
Important :
Une quittance ne doit être émise que si le loyer et les charges ont été payés intégralement. En cas de paiement partiel, vous devez émettre un reçu mentionnant "acompte" ou "paiement partiel".
Étape 1 : Accéder aux quittances
GIF_PLACEHOLDER: Navigate to invoices
Animation montrant : Menu "Locations" → "Quittances" → Page des quittances
Deux façons d'accéder aux quittances :
Méthode 1 : Via le menu principal
- Cliquez sur Quittances dans le menu de navigation
- Cliquez sur Nouvelle quittance
Méthode 2 : Depuis un bail spécifique
- Accédez à Baux dans le menu
- Cliquez sur le bail concerné
- Dans l'onglet Quittances, cliquez sur Générer une quittance
Étape 2 : Sélectionner le bail et la période
GIF_PLACEHOLDER: Select lease and period
Animation montrant : Sélection bail → Choix mois → Prévisualisation montants
Sélection du bail
Si vous n'êtes pas passé par un bail spécifique, choisissez le bail dans la liste déroulante. Vous verrez le nom du locataire et l'adresse du bien.
Période de location
Sélectionnez le mois et l'année pour lesquels vous générez la quittance.
Automatisme intelligent :
Locare vous suggère automatiquement le prochain mois à facturer en fonction de l'historique des quittances déjà générées.
Étape 3 : Vérifier et ajuster les montants
SCREENSHOT_PLACEHOLDER: Amount fields
Capture d'écran montrant : Loyer HC, Charges, Total, avec possibilité de modification
Les montants sont pré-remplis automatiquement depuis le bail, mais vous pouvez les ajuster si nécessaire :
Cas particuliers nécessitant un ajustement :
- • Loyer au prorata (entrée ou sortie en cours de mois)
- • Révision annuelle du loyer selon l'IRL
- • Régularisation des charges après décompte annuel
- • Réduction exceptionnelle (travaux, geste commercial)
Étape 4 : Confirmer le statut de paiement
SCREENSHOT_PLACEHOLDER: Payment status
Capture d'écran montrant : Cases à cocher "Payé" et date de paiement
Marquer comme payé
Cochez cette case si le loyer a été intégralement reçu. Cela permet de :
- Indiquer "PAYÉ" sur la quittance générée
- Mettre à jour les statistiques de paiement
- Suivre le taux de recouvrement
Date de paiement
Indiquez la date à laquelle vous avez reçu le paiement (date de virement, de remise de chèque, etc.).
Bonne pratique :
Vous pouvez créer la quittance en avance et la marquer comme "Non payée". Vous pourrez la modifier et marquer comme "Payée" une fois le règlement reçu.
Étape 5 : Prévisualiser la quittance
GIF_PLACEHOLDER: Preview invoice
Animation montrant : Clic "Prévisualiser" → Aperçu PDF → Navigation dans le document
Avant de valider, prévisualisez le document PDF qui sera généré :
- Cliquez sur le bouton Prévisualiser
- Un aperçu PDF s'ouvre dans un nouvel onglet
- Vérifiez toutes les informations :
- Coordonnées du propriétaire et du locataire
- Adresse du bien loué
- Période concernée
- Montants (loyer, charges, total)
- Date d'émission
Astuce : La quittance générée est conforme aux exigences légales françaises et contient toutes les mentions obligatoires.
Étape 6 : Générer et sauvegarder
GIF_PLACEHOLDER: Generate and save
Animation montrant : Clic "Générer" → Confirmation → Quittance dans liste
- Une fois la prévisualisation validée, cliquez sur Générer la quittance
- La quittance est enregistrée dans Locare
- Vous êtes redirigé vers la liste des quittances
- Le PDF est automatiquement généré et stocké
Archivage automatique :
Toutes vos quittances sont archivées et accessibles à tout moment dans Locare. Vous pouvez les télécharger ou les renvoyer facilement.
Étape 7 : Envoyer la quittance au locataire
GIF_PLACEHOLDER: Send invoice
Animation montrant : Sélection quittance → Clic "Envoyer" → Formulaire email → Envoi
Plusieurs options pour transmettre la quittance :
Option 1 : Envoi par email (recommandé)
- Dans la liste des quittances, cliquez sur l'icône Envoyer par email
- L'email du locataire est pré-rempli
- Personnalisez le message si nécessaire
- Cliquez sur Envoyer
- Le locataire reçoit la quittance en pièce jointe PDF
Option 2 : Téléchargement manuel
- Cliquez sur l'icône Télécharger PDF
- Le PDF est téléchargé sur votre ordinateur
- Vous pouvez ensuite l'imprimer ou l'envoyer par vos propres moyens
Option 3 : Partage de lien (bientôt disponible)
Générez un lien sécurisé que le locataire pourra consulter dans son espace personnel.
Étape 8 : Suivre l'état des paiements
SCREENSHOT_PLACEHOLDER: Payment tracking
Capture d'écran montrant : Tableau de bord avec statuts Payé/Impayé, dates, relances
Dans la section Quittances, vous pouvez suivre l'état de tous vos loyers :
Gestion des impayés :
Locare vous alerte automatiquement en cas de loyer impayé et vous aide à générer des lettres de relance conformes à la législation.
Conseils et bonnes pratiques
Générez les quittances régulièrement
Même si le locataire ne demande pas systématiquement sa quittance, générez-les chaque mois pour maintenir un historique complet. Cela facilite la gestion comptable et évite les oublis.
Conservez les preuves de paiement
En plus de la quittance, conservez les relevés bancaires, avis de virement ou bordereaux de remise de chèques. Ces documents peuvent être nécessaires en cas de litige.
Respectez les délais
Envoyez la quittance rapidement après réception du paiement, idéalement dans les 7 jours. En cas de demande du locataire, vous avez 30 jours pour la fournir.
Attention aux paiements partiels
Si le locataire paie seulement une partie du loyer, ne générez pas de quittance. Émettez plutôt un reçu mentionnant clairement "Acompte pour le loyer de [mois]".
Points juridiques importants
Quittance vs Avis d'échéance
- • Quittance : Atteste d'un paiement déjà effectué
- • Avis d'échéance : Rappelle un paiement à venir
- • Ne confondez pas les deux documents
Gratuité obligatoire
Vous ne pouvez pas facturer de frais pour l'émission d'une quittance. C'est un service gratuit pour le locataire (loi du 6 juillet 1989).
Délai de conservation
Conservez les quittances pendant au moins 5 ans après la fin du bail (délai de prescription pour les contentieux locatifs).
Pour aller plus loin
Maintenant que vous savez générer des quittances, explorez ces fonctionnalités :
Génération automatique de quittances
Configurez l'envoi automatique des quittances chaque mois après réception du paiement
Gestion des impayés
Apprenez à gérer les retards de paiement et à envoyer des relances
Révision annuelle du loyer
Utilisez l'IRL pour calculer et appliquer la révision annuelle du loyer
Comptabilité et déclarations fiscales
Exportez vos données pour votre comptabilité et vos déclarations de revenus fonciers