Générer une quittance de loyer
Guide étape par étape pour créer, personnaliser et envoyer des quittances de loyer à vos locataires
Qu'est-ce qu'une quittance de loyer ?
La quittance de loyer est un document officiel qui atteste que le locataire a payé intégralement son loyer et ses charges pour une période donnée. C'est un reçu de paiement.
Obligation légale : Le propriétaire doit fournir gratuitement une quittance si le locataire en fait la demande (article 21 de la loi du 6 juillet 1989).
Utilité pour le locataire : La quittance sert de justificatif de domicile et peut être demandée par les administrations, banques, ou futurs bailleurs.
Prérequis
Pour générer une quittance de loyer, vous devez avoir :
Un bail actif
Le bail doit être créé et en cours de validité dans Locare.
→ Voir le guide : Créer un bailUne facture de loyer marquée comme payée (obligatoire)
La quittance est disponible depuis le menu d'actions d'une facture de loyer uniquement lorsque son statut est payé.
Important :
Une quittance ne doit être émise que si le loyer et les charges ont été payés intégralement. En cas de paiement partiel, vous devez émettre un reçu mentionnant "acompte" ou "paiement partiel".
Étape 1 : Accéder aux quittances
GIF_PLACEHOLDER: Open receipt from rents actions menu
Animation montrant : Dashboard → Loyers → menu Actions d'une facture payée → Quittance
- Ouvrez Loyers dans le dashboard (
/dashboard/rents) - Repérez la facture concernée et vérifiez qu'elle est payée
- Cliquez sur le menu Actions de la ligne
- Choisissez Quittance pour l'afficher / la télécharger
Si la facture n'est pas marquée comme payée, l'option quittance n'est pas disponible.
Étape 2 : Repartir de la facture de loyer
GIF_PLACEHOLDER: Open an existing invoice from rents list
Animation montrant : Liste des loyers → vérification de la facture → ouverture du menu Actions
La quittance n'est pas un document créé à part
Dans Locare, la quittance est générée à partir d'une facture de loyer existante. Vous ne choisissez pas manuellement un bail, une période et des montants dans un formulaire séparé.
Les données proviennent de la facture
Le locataire, la période concernée et les montants repris dans la quittance viennent directement de la facture de loyer et du bail associés.
Étape 3 : Vérifier la facture et les paiements
SCREENSHOT_PLACEHOLDER: Invoice details and payments
Capture d'écran montrant : facture, période, montant et paiements enregistrés
Avant de générer la quittance, vérifiez les éléments suivants :
Important :
- • Si la facture est erronée, corrigez d'abord la facture ou ses paiements.
- • La quittance n'est pas l'écran où l'on ajuste les montants.
Étape 4 : Télécharger la quittance
SCREENSHOT_PLACEHOLDER: Download receipt from actions menu
Capture d'écran montrant : menu Actions → Télécharger la quittance
Génération directe du PDF
Depuis le menu d'actions de la facture, cliquez sur Télécharger la quittance. Locare génère immédiatement le PDF.
À savoir :
Le flux actuel ne passe pas par un écran dédié de prévisualisation ou de validation de la quittance.
Étape 5 : Envoyer la quittance au locataire
GIF_PLACEHOLDER: Send receipt from actions menu
Animation montrant : menu Actions → Envoyer la quittance
Si le locataire dispose d'un email, vous pouvez l'envoyer depuis le même menu d'actions.
Envoi par email
- Ouvrez le menu d'actions de la facture
- Cliquez sur Envoyer la quittance
- Locare transmet le PDF au locataire rattaché au bail
Téléchargement manuel
- Cliquez sur Télécharger la quittance
- Le PDF est téléchargé sur votre ordinateur
- Vous pouvez ensuite l'envoyer par le canal de votre choix
Étape 6 : Suivre les paiements et les cas particuliers
SCREENSHOT_PLACEHOLDER: Follow rent status in rents list
Capture d'écran montrant : liste des loyers avec statuts et paiements
Le suivi se fait dans Loyers, directement sur la facture et ses paiements.
Paiement partiel
Si le loyer n'est pas totalement soldé, vérifiez votre politique documentaire avant d'émettre une quittance complète.
Relances
Locare conserve l'historique et propose un mécanisme de relance, mais l'envoi email de relance peut dépendre de l'état actuel de votre environnement.
Conseils et bonnes pratiques
Générez les quittances régulièrement
Même si le locataire ne demande pas systématiquement sa quittance, générez-les chaque mois pour maintenir un historique complet. Cela facilite la gestion comptable et évite les oublis.
Conservez les preuves de paiement
En plus de la quittance, conservez les relevés bancaires, avis de virement ou bordereaux de remise de chèques. Ces documents peuvent être nécessaires en cas de litige.
Respectez les délais
Envoyez la quittance rapidement après réception du paiement, idéalement dans les 7 jours. En cas de demande du locataire, vous avez 30 jours pour la fournir.
Attention aux paiements partiels
Si le locataire paie seulement une partie du loyer, ne générez pas de quittance. Émettez plutôt un reçu mentionnant clairement "Acompte pour le loyer de [mois]".
Points juridiques importants
Quittance vs Avis d'échéance
- • Quittance : Atteste d'un paiement déjà effectué
- • Avis d'échéance : Rappelle un paiement à venir
- • Ne confondez pas les deux documents
Gratuité obligatoire
Vous ne pouvez pas facturer de frais pour l'émission d'une quittance. C'est un service gratuit pour le locataire (loi du 6 juillet 1989).
Délai de conservation
Conservez les quittances pendant au moins 5 ans après la fin du bail (délai de prescription pour les contentieux locatifs).
Pour aller plus loin
Maintenant que vous savez générer des quittances, explorez ces fonctionnalités :
Génération des loyers
Préparez vos factures de loyer depuis l'écran Loyers avant de générer les quittances associées
Gestion des impayés
Apprenez à suivre les retards de paiement et à utiliser les actions de relance disponibles
Révision annuelle du loyer
Utilisez l'IRL pour calculer et appliquer la révision annuelle du loyer
Comptabilité et déclarations fiscales
Exportez vos données pour votre comptabilité et vos déclarations de revenus fonciers