Créer un bail de location
Guide étape par étape pour créer et configurer un nouveau bail de location dans Locare
Qu'est-ce qu'un bail de location ?
Le bail de location est le contrat qui lie le propriétaire (bailleur) et le locataire. Il fixe les conditions de la location : durée, montant du loyer, charges, dépôt de garantie, etc.
Importance : Le bail est un document juridique essentiel qui protège à la fois le propriétaire et le locataire. Il permet également de générer automatiquement les quittances de loyer et de suivre les paiements dans Locare.
Prérequis
Avant de créer un bail, assurez-vous d'avoir :
Un bien immobilier enregistré
Le bien que vous souhaitez louer doit être créé dans Locare.
→ Voir le guide : Créer un bien immobilierUn locataire enregistré
Les informations du locataire doivent être dans votre base de données.
→ Voir le guide : Ajouter un locataireÉtape 1 : Accéder à la page Baux
GIF_PLACEHOLDER: Navigate to leases
Animation montrant : Menu latéral → Section "Locations" → Clic sur "Baux"
- Depuis le tableau de bord, cliquez sur Baux dans le menu de navigation
- Vous arrivez sur la page listant tous vos baux existants
- Cliquez sur le bouton Nouveau bail en haut à droite
Étape 2 : Sélectionner le bien et le locataire
GIF_PLACEHOLDER: Select dropdowns
Animation montrant : Ouverture menu déroulant "Bien" → Sélection → Ouverture menu "Locataire" → Sélection
Sélection du bien
Choisissez le bien immobilier dans la liste déroulante. Vous verrez l'adresse complète pour faciliter l'identification.
Sélection du locataire
Sélectionnez le locataire qui occupera ce bien. Si plusieurs personnes louent ensemble, vous pourrez ajouter des co-locataires après la création du bail.
Étape 3 : Définir les dates du bail
SCREENSHOT_PLACEHOLDER: Date fields
Capture d'écran montrant : Champs "Date de début" et "Date de fin" avec calendriers
Date de début
Indiquez la date à laquelle le locataire prend possession du bien. C'est à partir de cette date que les loyers seront calculés.
Date de fin (optionnelle)
Pour un bail à durée déterminée, indiquez la date de fin. Laissez vide pour un bail à durée indéterminée.
Point juridique :
- • Location vide : 3 ans minimum (6 ans pour personne morale)
- • Location meublée : 1 an minimum (9 mois pour étudiant)
- • Le bail se renouvelle tacitement sauf préavis
Étape 4 : Configurer les montants financiers
GIF_PLACEHOLDER: Fill financial fields
Animation montrant : Saisie successive des montants (loyer, charges, dépôt, IRL)
Loyer hors charges
Le montant du loyer mensuel sans les charges. Ce montant servira de base pour la révision annuelle du loyer selon l'IRL.
Charges
Montant mensuel des charges locatives (entretien, eau, chauffage collectif, etc.).
Conseil :
Les charges peuvent être forfaitaires ou provisionnelles avec régularisation annuelle. Pensez à conserver les justificatifs des dépenses de charges.
Dépôt de garantie
Montant versé par le locataire à la signature du bail, restitué en fin de location (déduction faite des éventuels dommages).
Limites légales :
- • Location vide : 1 mois de loyer HC maximum
- • Location meublée : 2 mois de loyer HC maximum
IRL de base
L'Indice de Référence des Loyers à la date de signature du bail. Cet indice permet de calculer la révision annuelle du loyer.
Où trouver l'IRL ?
L'IRL est publié chaque trimestre par l'INSEE. Consultez le site officiel : insee.fr
Utilisez l'IRL du trimestre de référence mentionné dans le bail (généralement le trimestre en cours ou le précédent).
Étape 5 : Choisir la fréquence de paiement
SCREENSHOT_PLACEHOLDER: Frequency options
Capture d'écran montrant : Boutons radio pour Mensuel / Trimestriel / Annuel
Sélectionnez la fréquence à laquelle le locataire paiera son loyer :
Note : La fréquence mensuelle est standard pour les locations d'habitation. Les quittances seront générées automatiquement selon cette fréquence.
Étape 6 : Valider et créer le bail
GIF_PLACEHOLDER: Submit and success
Animation montrant : Clic sur "Créer le bail" → Message de confirmation → Redirection vers détails
- Vérifiez que toutes les informations saisies sont correctes
- Cliquez sur le bouton Créer le bail
- Un message de confirmation apparaît
- Vous êtes redirigé vers la page de détails du bail
Félicitations !
Votre bail est maintenant créé. Locare va automatiquement calculer et générer les quittances de loyer selon la fréquence que vous avez définie.
Prochaines étapes
Maintenant que votre bail est créé, vous pouvez :
Générer une quittance de loyer
Apprenez à créer et envoyer des quittances à vos locataires
Télécharger le contrat de bail
Générez un PDF du contrat de bail conforme à la législation française
Suivre les paiements
Consultez l'historique des paiements et gérez les retards éventuels