Suivre vos dépenses
Pourquoi suivre vos dépenses ?
Le suivi rigoureux de vos dépenses immobilières est essentiel pour plusieurs raisons :
- Avantages fiscaux : Déduisez vos charges de vos revenus fonciers pour réduire votre imposition. Les travaux, réparations, assurances et autres frais sont déductibles selon votre régime fiscal.
- Comptabilité automatique : Chaque dépense crée automatiquement une écriture comptable conforme au Plan Comptable Général français.
- Pilotage de rentabilité : Suivez vos dépenses en temps réel pour calculer le rendement net de votre patrimoine immobilier.
- Justificatifs organisés : Centralisez tous vos justificatifs et factures pour simplifier votre déclaration fiscale et les contrôles éventuels.
Types de dépenses
Locare utilise le Plan Comptable Général français pour catégoriser automatiquement vos dépenses. Voici les principales catégories disponibles :
Services extérieurs
- 614200 - Charges de copropriété
- 615000 - Entretien et réparations
- 616000 - Primes d'assurances
- 613000 - Locations (matériel, etc.)
Impôts et taxes
- 635210 - Taxe foncière
- 635220 - Taxe d'habitation
- 635230 - Taxe ordures ménagères
- 635000 - Autres impôts
Autres services
- 622800 - Frais de gestion locative
- 622200 - Honoraires
- 627000 - Services bancaires
- 626000 - Frais postaux
Charges financières
- 661000 - Intérêts d'emprunt
- 668000 - Autres charges financières
Note : Lors de la saisie d'une dépense, vous pourrez rechercher facilement la catégorie appropriée en tapant des mots-clés comme "copropriété", "assurance" ou "taxe".
[SCREENSHOT_PLACEHOLDER: Dropdown de sélection de catégorie avec recherche]
Accéder à la page Dépenses
Depuis votre tableau de bord, cliquez sur "Dépenses" dans le menu de navigation latéral.
[GIF_PLACEHOLDER: Navigation depuis le dashboard vers la page Dépenses]
Vous accédez alors à la liste complète de vos dépenses avec des filtres par catégorie, type de dépense, logement et période.
Ajouter une dépense
Cliquez sur le bouton "Ajouter une dépense" en haut à droite de la page.
[GIF_PLACEHOLDER: Clic sur le bouton "Ajouter une dépense" et ouverture du formulaire]
Un formulaire s'ouvre dans une fenêtre modale pour saisir les détails de votre dépense.
Remplir les informations
Complétez le formulaire avec les informations de votre facture ou reçu :
Date de la dépense
Sélectionnez la date de la facture ou du paiement. Cette date sera utilisée pour l'écriture comptable et les calculs fiscaux.
Montant
Indiquez le montant de la dépense. Vous pouvez saisir un montant HT ou TTC selon votre facture.
Catégorie comptable
Choisissez la catégorie appropriée. Utilisez la recherche pour trouver rapidement (ex: tapez "copro" pour "Charges de copropriété").
Libellé et description
Donnez un nom clair à votre dépense (ex: "Assurance PNO 2025") et ajoutez une description optionnelle pour plus de détails.
Joindre un justificatif
Uploadez la facture, le reçu ou tout autre justificatif au format PDF, JPG ou PNG. Ce document sera stocké de manière sécurisée et accessible à tout moment.
[GIF_PLACEHOLDER: Remplissage du formulaire de dépense avec tous les champs]
Dépenses affectées à un bien ou locataire
Vous pouvez affecter une dépense à un bien immobilier spécifique ou même à un locataire pour un suivi plus précis :
Types d'affectation
Dépense générale
Non affectée à un bien spécifique. Utile pour les frais communs (comptable, logiciel de gestion, etc.).
Dépense par bien
Affectée à un logement précis. Idéal pour les travaux, assurances, taxes foncières liées à un bien spécifique.
Dépense par locataire (multi-ligne)
Permet de répartir une facture entre plusieurs locataires. Utile pour les charges communes dans un immeuble.
[SCREENSHOT_PLACEHOLDER: Options d'affectation de dépense - bien/locataire]
Gestion de la TVA
Locare gère automatiquement la TVA selon votre statut (particulier, LMNP avec ou sans TVA, société) :
Règles de gestion TVA
- 1Particuliers : La TVA est toujours incluse dans vos dépenses (montant TTC). Vous ne récupérez pas la TVA.
- 2Sociétés en franchise de TVA : Comme les particuliers, vous ne récupérez pas la TVA (montant TTC pris en compte).
- 3Sociétés soumises à TVA : Vous pouvez récupérer la TVA. Le système affiche les montants HT et calcule automatiquement la TVA déductible.
Saisie de la TVA
Lors de la saisie d'une dépense, vous pouvez indiquer :
- Si votre facture est saisie HT ou TTC
- Le taux de TVA applicable (20%, 10%, 5.5%, 2.1%)
- Le système calcule automatiquement les montants manquants
[SCREENSHOT_PLACEHOLDER: Champs TVA dans le formulaire de dépense]
Valider et suivre
Une fois tous les champs remplis, cliquez sur "Enregistrer".
Ce qui se passe automatiquement
- Création automatique d'une écriture comptable conforme au Plan Comptable Général
- Mise à jour de votre balance comptable et de votre résultat financier
- Ajout de la dépense à votre liste avec possibilité de filtrage
- Stockage sécurisé du justificatif sur le cloud avec CDN mondial
[GIF_PLACEHOLDER: Validation de la dépense et affichage dans la liste]
Votre dépense apparaît maintenant dans la liste. Vous pouvez à tout moment consulter le justificatif, visualiser l'écriture comptable ou modifier les informations si nécessaire.
Export comptable
Toutes vos dépenses sont automatiquement intégrées dans votre comptabilité. Vous pouvez exporter vos données pour votre expert-comptable ou l'administration fiscale :
Export FEC (Fichier des Écritures Comptables)
Format officiel conforme DGFiP pour les contrôles fiscaux. Inclut toutes vos écritures comptables au format normalisé.
Accéder à la balance comptable →Résultat financier détaillé
Visualisez vos dépenses par catégorie avec graphiques et rapports pour optimiser votre fiscalité.
Voir le résultat financier →Conseils et bonnes pratiques
- •Enregistrez vos dépenses régulièrement pour ne rien oublier et faciliter votre déclaration fiscale.
- •Joignez systématiquement les justificatifs pour sécuriser vos déductions en cas de contrôle fiscal.
- •Utilisez les filtres par période pour préparer facilement votre déclaration de revenus fonciers annuelle.
- •Pour les immobilisations (travaux importants), consultez le guide dédié pour gérer les amortissements.